Στον «αιώνα του Διαδικτύου» η πλειοψηφία των εργαζομένων χρησιμοποιεί το email ως βασικό τρόπο επικοινωνίας. Για λόγους ευκολίας διαχειριζόμαστε τα επαγγελματικά μας ζητήματα με ένα κλικ.
Όμως καταλήγουμε να σπαταλάμε πάνω από 20% του πολύτιμου χρόνου μας στο inbox, όπου μόνο το 14% αυτών των μηνυμάτων θεωρούνται σημαντικά. Ας αναλύσουμε τους χρυσούς κανόνες του σωστού «e-mailing» γιατί μέσα στο Διαδίκτυο είμαστε αυτά που πληκτρολογούμε .
Διαδικτυακά must-know:
1. Aν λαμβάνετε αναρίθμητα επαγγελματικά e-mails ίσως ήρθε η ώρα να βάλετε τάξη σ ΄αυτόν τον εργασιακό πονοκέφαλο. Ξεκινήστε να κατηγοριοποιείτε τα ηλεκτρονικά σας μηνύματα. Eπιστήμονες επιβεβαιώνουν πως ένα γεμάτο inbox αυξάνει κατακόρυφα τα επίπεδα του άγχους.
2 . Να ακολουθείτε το savoir vivre της τεχνολογίας ! Μην απαντάτε σ΄ένα e-mail με γραπτό μήνυμα ή με μήνυμα από το facebook. Αλλά ούτε σε ένα τηλεφώνημα με e-mail . Γενικά πρέπει να κρατάτε το ίδιο επίπεδο επικοινωνίας διαφορετικά θα φανεί ότι αποφεύγετε τον συνάδελφο . Δυστυχώς είναι πάρα πολύ εύκολο να δημιουργηθούν παρεξηγήσεις γι΄ αυτό φροντίστε να είστε κατανοητοί και ευγενικοί π.χ. ”Zητώ συγνώμη εκ των προτέρων για το μακροσκελές μήνυμα”.
3. Μην χρησιμοποιείτε κεφαλαία γράμματα γιατί μεταφράζονται ως φωνές.
4. Να απαντάτε εγκαίρως ώστε να δημιουργηθεί μία θετική επικοινωνιακή ανατροφοδότηση.
5. Φροντίστε να «καθαρίζετε» τακτικά τον φάκελο των εισερχόμενων μηνυμάτων γιατί αλλιώς θα καταλήξει σε μία ατελείωτη “to-do-list”.
6.Να διπλοτσεκάρετε το μήνυμά σας προτού πατήσετε αποστολή. Από τη στιγμή που θα πατήσετε το κουμπί send, είναι δύσκολο να πάρετε πίσω όσα έχετε γράψει.
7. Δώστε βάση στα ορθογραφικά λάθη γιατί θεωρούνται σημάδι απροσεξίας. Εξάλλου τα περισσότερα από τα προγράμματα ταχυδρομείου διαθέτουν έλεγχο ορθογραφίας.
8. Ποτέ μα ποτέ μη στέλνετε email όταν έχετε νεύρα. Μην εκφράζετε τον εκνευρισμό σας μέσω του γραπτού λόγου. Είναι σα να ρίχνετε λάδι στη φωτιά. Υπάρχει πλέον και επίσημη ονομασία για τα σωρηδόν ”εχθρικά” μηνύματα, το λεγόμενο flaming (φούντωμα).
9. Πάντα να ορίζετε τίτλο στο e–mail, αρκούν κάποιες λέξεις κλειδιά σχετικές με το περιεχόμενο του μηνύματος. Γενικά μη γεμίζετε με «σάλτσες» το μήνυμά σας, απεναντίας να είστε κατατοπιστικοί και περιεκτικοί.
10. Να γνωρίζετε το ύφος του παραλήπτη . Προσαρμόστε τη γραφή σας ώστε να μιλάτε την ίδια ‘’γλώσσα’’, χωρίς ωστόσο να ξεφεύγετε κατά πολύ από το προσωπικό σας ύφος.
11. Χρησιμοποιείτε λέξεις(όχι emoticon) στη θέση της γλώσσας του σώματος. Προσπαθήστε να ξεκινάτε το μήνυμα με κάτι θετικό ‘’Καλή εβδομάδα’’ ή ‘’Χαίρομαι που μου απαντήσατε’’. Προδιαθέτετε τον παραλήπτη ότι ακολουθούν θετικά πράγματα.
Send!